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2017-08-02

メールはフリーランスの生命線!ビジネスメールでやってしまう10個の失敗

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フリーランスの方は普段クライアントとのやり取りは何を使っておられますか?基本はメールやチャットツールで利用することが多いと思います。

会社員と異なり勤務先へ常勤するする必要が無く、自宅やカフェ、あるいはコワーキングスペースといったリモート環境で業務を行うフリーランスにとって、クライアントとの連絡手段はメールやチャットなどに代表される文字によるコミュニケーションが多くを占めるはずです。

しかし、言葉によるコミュニケーションと違い、文字によるコミュニケーションは難しいといわれています。こちらの表情が見えない分、感情が入り込む余地がなく、あらぬ誤解を招いてしまうこともあるでしょう。また、基本的なメールソフトの使い方やメールのマナーを間違うと最悪クライアントの信頼を失ってしまう可能もあります。

そこで今回はビジネスメールでやってしまいがちな10の間違いを挙げ、間違いを犯さないような対策を最後にご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

フリーランスはメールでやり取りする機会が多い

フリーランスの場合はリモート環境で仕事をすることが多いこと、またクラウドソーシングサービスの発展により時間や場所を問わずに働く環境が整備されてきたことなどにより、クライアントと対面してやり取りする機会はさほど多くはないでしょう。

必然的にメールを使ってやり取りすることが増え商談から納品まですべてメールで完了してしまうことも珍しくありません。

ビジネスメールでやってしまう10個の失敗

メールでのやり取りは多面コミュニケーションと違い多くの点に気を遣う必要があります。対面であれば多少の言葉の違いも即時訂正できますし、敬語を間違った場合でも表情を見て「悪気が無い」と思われればそれほど信頼を損ねることもないでしょう。

しかし、メールの場合、クライアントはミスに対して非常にシビアな判断をします。ついうっかりのミスがクライアントからの信頼を大きく損ねてしまう可能性もあるのです。

以下、フリーランスが犯してしまいがちなメールのミスをピックアップしてみましょう。

1.アドレス間違い

クライアントへ新規にメールを送る場合、メールアドレスを手打ちで入力することもあるでしょう。その場合、相手のメールアドレスを間違うというミスは重大な事態を引き起こすことがあります。

例えば、アルファベットのiとlの間違い、mとnの間違い、あるいは数字の0とアルファベットoなどが、入力の際に間違えやすい文字の代表例です。

仮にアドレスを間違って送ってしまった場合、アドレスエラーで戻ってくればまだ救われます。しかし、間違った相手に届いてしまった場合は非常にやっかいです。

こちらは正しい相手に届いたと思い込んでしまい、相手はメールが届かないことにイライラしてしまうことになります。そればかりか、全く関係のない第三者にメールが届いているため、情報漏えいにつながる危険性も考えなければなりません。

2.名前間違い

相手の名前を間違えることも絶対にやってはいけないミスです。ビジネスにおいて相手の名前を間違えることはビジネスチャンスを自ら放棄しているのと変わりません。特に間違えやすい名前の場合は慎重に確認するように気を付けてください。

また、漢字の間違い(渡邉と渡邊など)にも配慮するようにしましょう。

3.敬称の付け忘れ

相手に敬称を付けずに送ってしまうこともNGです。名前の後には必ず「様」をつけて送るようにしましょう。

また、「殿」は基本的に目下の人へ使う用語となります。クライアントへ使うのは適切ではありませんので使用しないようにしてください。

他には、複数の相手に送る場合、「各位」とする時があります。この際、「各位様」などと付ける人がいますがこれは間違いです。各位には様を付けずに送るのが正しい使い方です。

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4.言葉遣いの間違い

クライアントからの依頼について、「了解しました」と返信するのは失礼にあたります。この場合は「承知いたしました」という回答が適切です。

「了承いたしました」でも間違いではありませんが、了承という言葉は失礼だと感じる人もいるため、「承知いたしました」を使うようにしてください。

また、クライアントへは極力ネガティブなワードを使わないような文面が必要です。例えば納期に関するメールの場合、「納期が10日後では対応できません」というよりも「納期が20日後であれば対応可能です」と回答する方が相手の印象は良くなります。

5.添付ファイル付け忘れ

相手にファイルを送る際、メールに添付して送る旨を本文中に記すことでしょう。しかし、ファイルを添付し忘れるのはままあることであり、時と場合によっては、クライアントの信用を失うことにつながります。

メールに添付してファイルを送る場合は必ず添付されていることを確認してから送信ボタンを押すようにしましょう。

6.添付ファイルの容量オーバー

添付ファイルの容量が大きすぎて戻ってきてしまうこともあります。

こちらが使用しているプロバイダの制限、あるいは相手が使用しているプロバイダの制限など、どこに原因があるかはわかりませんが、エラーで戻ってくる場合はデータ容量の上限を超えてしまっていると考えてよいでしょう。また、あまり大きな容量のファイルを送ると受け取る方も受信に時間がかかってしまいます。

この場合はファイルを圧縮する、あるいは分割して送るなどの対応を取りましょう。

7.誤字脱字が多い

そもそも、どれだけ丁寧でマナー違反の無いメールを送ったとしても、誤字脱字が多ければ相手は良い気がしませんよね。1か所程度の誤字脱字であれば後からフォローすればそこまで致命傷にはなりませんが、何か所も誤字があったり何度も繰り返したりするとクライアントからの信頼は徐々に低下していきます。

また、読みにくい文面も考え物です。適度に改行する、長文にしない、フォントを整えるといった相手の読みやすさに配慮した文面作成を心がけましょう。

8.返信忘れ

クライアントのメールに対して返信を忘れてしまう行為は絶対にやってはいけません。ついうっかりで済ませてしまうことはできないほど重大なミスとなります。

原則、クライアントから返信の必要があるメールが届いた場合には即時返信を心がけるようにしましょう。

9.機種依存文字を使う

機種依存文字をメールに使用すると、相手のメールソフトでは読み取れず文字化けしてしまうことがあります。特にwindowsとmac間では文字化けすることが多いため、メールに機種依存文字は使わないようにしましょう。

10.ccとbccの間違い

複数の相手に送る際、ccあるいはbccに送り先を入れて送信することがあるでしょう。このccとbccの使い方を間違えると相手が不審に思うことがあります。

基本的にccは「このメールを誰に送ったかについて、受信者全員がわかる」こと、bccは「bccに記載した相手に送ったことは他の人からわからない」ことを理解しておきましょう。

送信前に再確認する習慣をつけよう

このようなメールでのミスを防ぐには、メール送信前に内容を再確認することが大切です。相手先アドレス、タイトル、敬称などをひとつひとつ確認し、ミスや間違いがないかを注意深く確認するクセをつけましょう。

また、メール本文は目で追うだけではなく、声に出して読んでみるのもミスを防ぐ方法のひとつです。声に出して読むことで誤字脱字を発見できることもありますので、ミスの多い方はぜひ試してみてください。

おわりに

フリーランスがクライアントへ送るメールでミスをすると、信頼を回復するまでにかなりの手間がかかります。普段文字でのやり取りをしていると時折緊張感をなくしてしまい、とんでもないミスを犯してしまうこともあるでしょう。

クライアントに対して送るメールは普段のメールよりも慎重になること、送る前に何度も見直すことなどを習慣づけ、失礼のないコミュニケーションを心がけるように留意してくださいね。


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